Política de Tratamiento de Datos

Esta política de tratamiento de datos personales (en adelante, "la Política") regula la recolección, el almacenamiento, el uso, la administración, la transferencia, la transmisión y la protección de la información que ACCENDO S.A.S. recibe a través de sus seis plataformas:

• accendo.com.co, el sitio web comercial de la compañía (formularios y contacto por WhatsApp).
• Accendo Hub, la plataforma interna de la compañía, usada únicamente por el equipo de Accendo, donde se almacenan los datos de contacto de clientes y prospectos, las solicitudes hechas en accendo.com.co y el contenido de los mensajes de WhatsApp, con el fin de atender solicitudes y medir la calidad del servicio.
• trackvy.com, el sitio web comercial del producto Trackvy.
• Trackvy Cloud, Trackvy Core y Trackvy ML, las aplicaciones de la plataforma SaaS de Trackvy a la cual ingresan los clientes.
• Las aplicaciones Trackvy distribuidas por tiendas de aplicaciones e instaladas en dispositivos: Trackvy Mobile, Trackvy Edge y Trackvy Desktop.
• rfid.com.co, un sitio informativo sobre RFID. No tiene formularios y no recibe datos personales; el contacto se hace desde accendo.com.co.

Cuando una disposición aplica solo a alguna de estas plataformas, la Política lo indica expresamente, de modo que al consultar una aplicación o sitio en particular se encuentren sus propias cláusulas. La presente Política ha sido elaborada de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en las seis plataformas descritas en esta Política es la sociedad ACCENDO S.A.S. (en adelante, "LA SOCIEDAD"), identificada con NIT 900384127-9. Es la misma sociedad en todas ellas, y responde también por las bases de datos en las que reposa la información suministrada voluntariamente por los titulares. Respecto de los datos que cada cliente registra en Trackvy, LA SOCIEDAD actúa como encargada del tratamiento, y el responsable es el cliente.

Dirección: Barranquilla, Calle 69 # 50 - 07 (080002)

Correo electrónico de contacto: [email protected].

Información recolectada

La información recolectada varía según la plataforma con la que interactúe el titular. LA SOCIEDAD no vende datos personales de clientes, de usuarios ni de visitantes, en ninguna circunstancia.

En el marco de la relación comercial y contractual de los clientes con las aplicaciones Trackvy (Trackvy Cloud, Core, ML, Mobile, Edge y Desktop), la información recolectada de los titulares se limita a la necesaria para el desarrollo de dicha relación:

• Nombres y apellidos del representante legal y de las personas de contacto del cliente.
• Correo electrónico.

En accendo.com.co y en Accendo Hub, por ejemplo al completar un formulario o al escribir por WhatsApp, la información recolectada es:

• Nombre.
• Empresa.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Cargo.
• El contenido del mensaje y las respuestas de los formularios.
• Los parámetros de campaña (utm_source, utm_medium, utm_campaign, gclid), la página de entrada y el sitio de referencia. El navegador los conserva durante la sesión y viajan con el formulario.
• El registro de la autorización: la fecha y hora, el texto exacto del aviso aceptado y su huella, el idioma, el formulario, el sitio, el método y el identificador del envío.

Los datos que cada cliente registra en Trackvy los decide y administra el cliente, que es el responsable de su tratamiento. LA SOCIEDAD los trata por cuenta del cliente, como encargada, según los Términos y Condiciones de Trackvy y el contrato suscrito con cada cliente. Las consultas y reclamos sobre esos datos se trasladan al cliente.

Aplicaciones Trackvy: permisos del dispositivo, servicios de terceros y privacidad de menores

Esta sección aplica únicamente a las aplicaciones Trackvy (Trackvy Cloud, Core, ML, Mobile, Edge y Desktop).

Las aplicaciones Trackvy pueden solicitar permisos del dispositivo, como cámara, ubicación o almacenamiento, necesarios para las funciones de identificación y rastreo de activos que ofrecen. Estos permisos solo se activan cuando el usuario los autoriza expresamente desde el sistema operativo, y su alcance se limita al funcionamiento de la aplicación.

Trackvy Mobile utiliza Google Play Services y puede emplear otros servicios de terceros necesarios para su funcionamiento, como notificaciones push. La política de privacidad de Google Play Services está en https://www.google.com/policies/privacy/.

El uso de las aplicaciones Trackvy está dirigido exclusivamente a clientes empresariales con una suscripción Trackvy vigente, y no está autorizado para menores de 13 años. LA SOCIEDAD no recolecta a sabiendas información personal de menores de 13 años. Si alguien detecta que un menor de 13 años nos suministró información personal, escribir a [email protected] y la eliminamos.

Formularios y mensajes

Esta sección aplica a accendo.com.co y a Accendo Hub.

Cuando llega un formulario de este sitio o un mensaje por WhatsApp, LA SOCIEDAD recibe y guarda el contenido del mensaje, los datos de contacto suministrados, la fecha y hora de llegada y el registro de la autorización aceptada. Esa información se conserva en nuestra plataforma interna, se usa para atender la solicitud y para medir nuestros tiempos de respuesta, y no se usa para envíos masivos. No la vendemos ni la entregamos a terceros para que hagan publicidad propia. Hacia Google Ads sale solamente la señal de que un formulario se envió con éxito, sin nombre, correo, teléfono ni contenido del mensaje, para saber qué anuncio originó el contacto. La consulta, la corrección y la supresión se solicitan por los canales indicados en esta Política.

Los formularios usan reCAPTCHA Enterprise de Google para distinguir a una persona de un envío automático. Google recibe para ello datos del navegador y de la interacción con el formulario, y los usa según su propia política de privacidad.

Analítica y publicidad

Esta sección aplica a accendo.com.co, trackvy.com y rfid.com.co.

Los tres sitios usan Google Analytics 4, con una propiedad separada para cada uno, para medir las páginas vistas y unos pocos eventos de formulario y de contacto. accendo.com.co registra además una conversión de Google Ads cuando un formulario se envía con éxito. La medición no recibe el nombre, el correo, el teléfono ni el contenido del mensaje.

Medimos lo mínimo para saber qué funciona. Quien prefiera no ser medido puede bloquear la analítica desde el navegador o con un bloqueador de anuncios, y los sitios funcionan igual. El detalle está en la Política de Privacidad.

Finalidad y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados

El propósito del almacenamiento de los datos personales y de la demás información mencionada es facilitar el funcionamiento de la relación entre los titulares y LA SOCIEDAD, así como los servicios prestados en virtud de dicha relación. Los datos personales recolectados tienen las siguientes finalidades:

• Desarrollar el objeto social de LA SOCIEDAD.
• Cumplir con los deberes y obligaciones derivados de la relación contractual suscrita entre los titulares y LA SOCIEDAD.
• Auditoría, control y seguimiento de los pagos realizados por los servicios prestados a los titulares.
• Establecer un canal de comunicación para transmitir noticias, procedimientos, políticas y pasos a seguir en el desarrollo de los servicios ofrecidos a los titulares.
• Auditar, controlar y procesar el registro contable de las obligaciones y transacciones celebradas con los titulares.
• Cumplir con los deberes y obligaciones propios del sistema fiscal y legal, de acuerdo con las directivas, leyes e instrucciones del gobierno nacional y sus entidades regulatorias.
• Aportar la información necesaria en procesos judiciales o arbitrales en los que LA SOCIEDAD sea parte, ante el juez o tribunal competente.
• Suministrar a las autoridades administrativas competentes la información solicitada a través de los mecanismos correspondientes.
• Atender las solicitudes recibidas por accendo.com.co y por WhatsApp, y medir nuestros tiempos de respuesta, a través de Accendo Hub.
• Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre los titulares y LA SOCIEDAD.
• Medir el uso de los sitios web y la efectividad de la publicidad, en forma agregada.

Confidencialidad de la información recolectada

Los datos personales suministrados a LA SOCIEDAD tendrán única y exclusivamente el manejo descrito en esta Política. LA SOCIEDAD tomará las medidas que se encuentren a su alcance para proteger la confidencialidad y privacidad de la información suministrada. No obstante, dicha información puede llegar a ser solicitada por orden de cualquier autoridad administrativa o judicial competente, a través de los procedimientos legales diseñados para ello. LA SOCIEDAD no responderá por la información revelada, interceptada o conocida por terceros como consecuencia de dichos procedimientos.

Protección y seguridad de la información

La información suministrada por los titulares es de gran importancia para LA SOCIEDAD. Por esta razón contamos con estándares de seguridad de la información cuyo objetivo primordial es salvaguardar y preservar la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de esta, independientemente del medio o formato donde se encuentre almacenada, de su ubicación temporal o permanente, o de la forma en que sea transmitida.

LA SOCIEDAD emplea prácticas de seguridad reconocidas en la industria, entre ellas: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, tales como cifrado y protocolos seguros; aseguramiento de componentes tecnológicos; restricción del acceso a la información solo a personal autorizado; respaldo de información; y prácticas de desarrollo seguro de software, entre otras.

Modificaciones de la Política

LA SOCIEDAD se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Los titulares de la información podrán solicitar copia de las políticas aquí mencionadas en cualquier momento.

Venta y cesión de datos

LA SOCIEDAD no vende datos personales de clientes, de usuarios ni de visitantes, en ninguna circunstancia. Tampoco los cede ni los entrega a terceros, salvo cuando exista obligación legal o requerimiento de autoridad administrativa o judicial competente. En ese caso limita la entrega al mínimo necesario y, cuando se trata de datos de un cliente, le avisa dentro del día hábil siguiente, salvo que la ley lo impida. Los proveedores que tratan datos por encargo de LA SOCIEDAD actúan bajo sus instrucciones y no los reciben para fines propios. Los datos que LA SOCIEDAD trata como encargada se tratan solo por cuenta de cada cliente.

Si LA SOCIEDAD se fusiona, se escinde o cambia de control, la sociedad que continúe la operación queda obligada por esta Política y por los contratos suscritos con cada cliente.

Peticiones, quejas y reclamos

Las peticiones, quejas y reclamos están a cargo de nuestra área de Servicio al Cliente. Se pueden presentar por correo electrónico a [email protected], o físicamente de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., en la siguiente dirección:

Dirección: Barranquilla, Calle 69 # 50 - 07 (080002)

Dichas peticiones se regularán bajo los términos y condiciones que aplican en el siguiente capítulo (Procedimiento para ejercer los Derechos).

Procedimiento para ejercer los derechos

LA SOCIEDAD dispone de los mecanismos necesarios para recibir, tramitar y responder de forma efectiva las peticiones presentadas por los titulares, sin importar en cuál de las seis plataformas descritas en esta Política se originó la relación con LA SOCIEDAD.

Las peticiones podrán presentarse digitalmente al correo [email protected], o radicarse físicamente de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., en la siguiente dirección:

Dirección: Barranquilla, Calle 69 # 50 - 07 (080002)

Al presentar cualquier tipo de petición, ya sea para suprimir, actualizar, rectificar o corregir los datos personales suministrados, los titulares deberán acreditar su identidad anexando copia de su documento de identidad a la solicitud presentada. Lo mismo aplicará para quienes tramiten dicha petición en representación de los titulares, quienes deberán aportar copia del poder o autorización correspondiente, así como copia del documento de identidad del titular y de quien lo represente. Estas condiciones también aplican para las peticiones que soliciten copia de la autorización otorgada a LA SOCIEDAD para almacenar los datos personales del titular, o la solicitud de revocatoria de dicha autorización.

LA SOCIEDAD se compromete a brindar una respuesta oportuna en un término de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la radicación del requerimiento o solicitud.

Disposiciones finales

La presente Política reemplaza las versiones anteriores, la primera vigente desde el 1 de mayo de 2018, y entra en vigencia a partir del 5 de octubre de 2026.